MEMBUAT RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB)

Secara mutlak sebuah organisasi memerlukan RAB yang seimbang, dimana biaya-biaya yang ada dapat tertutupi oleh sejumlah sumberdaya. Hal ini membatasi ketergantungan pada satu sumber saja dan memastikan organisasi dapat tetap beroperasi jika salah satu atau lebih sumber keuangan Anda sudah berhenti.

Untuk menjadikan RAB sebagai salah satu bagian terpenting dari usaha pengumpulan dana Anda, dalam uraian ini kami telah menyatukan saran-saran dan informasi yang berbeda tentang bagaimana membuat RAB untuk proposal proyek Anda. Dalam bab VI nanti kita akan lebih jauh lagi tentang manajemen keuangan organisasi Anda. RAB bisa jadi merupakan bagian sangat sulit dalam pembuatan proposal. Ingatlah bahwa setiap kegiatan dan masukan harus mempunyai tempat dalam RAB Anda, dan semakin banyak Anda membantu diri Anda semakin baik.

1. Aturan umum dalam menyusun RAB

Sebuah RAB mempunyai dua bagian: “pengeluaran” dan “pemasukan”.

Pemasukan (income)

Banyak orang yang lupa untuk menyebutkan bagian ini. Hal ini penting untuk

menunjukkan sumberdaya lain yang mana yang tersedia untuk membiayai proyek Anda.

Para donatur lebih bersedia untuk mendanai proyek yang dananya sudah sebagian

tersedia. Juga kontribusi sukarela – seperti penggunaan fasilitas komputer kantor –

dapat disebutkan dalam RAB.

Sebagai contoh, jika Anda ingin membuat sebuah publikasi, Anda seharusnya juga

menyatakan pemasukan yang diharapkan dari penjualan. Mungkin jika Anda

menginvestasikan sebagian uang organisasi untuk memulai proyek atau Anda telah

tahu pasti akan menerima sebagian dari RAB dari sumber donatur lain.

Pengeluaran (expenses)

Pertama buatlah daftar pengeluaran dengan sangat mendetail untuk Anda gunakan

sendiri. Kemudian pisah-pisahkan menjadi item-item yang berbeda yang sebaik

mungkin agar jelas bagi donatur, seperti: gaji, biaya sewa, material, transportasi,

komunikasi, peralatan, pelatihan, publikasi, dll. Penghitungan yang lebih detail harus

ada jika donatur memintanya. Biasanya kita juga harus memasukkan biaya bergerak

(running cost) dalam proposal proyek.

Merencanakan sebuah RAB untuk jangka waktu pendek, menengah atau panjang

melibatkan perkiraan biaya yang organisasi Anda akan keluarkan selama periode

tertentu.

Pembiayaan yang layak untuk setiap pos pengeluaran kemudian ditentukan. Tidak

hanya sumber keuangannya yang darus diidentifikasi, tipe pembiayaan perlu juga

disesuaikan dengan kegiatan dan situasi finansial organisasi Anda.

Biaya-biaya harus nyata dan disusun sepraktis mungkin. Jika Anda memasukkan

sebuah komputer dalam RAB Anda, misalnya, pertama periksa harganya untuk

menentukan kisaran harganya.

Pastikan juga untuk memasukkan biaya-biaya yang kurang jelas jumlahnya, seperti

biaya administrasi (sewa, dan tenaga staf, dll), asuransi, pengawasan RAB, pelaporan,

dan evaluasi. Semua kegiatan itu membutuhkan waktu dan uang.

Beberapa nasihat umum tentang RAB:

1. Perinci! Jangan meminta terlalu sedikit, dan jangan pula terlalu banyak. Terlalu sedikit mungkin mengakibatkan tujuan Anda tidak akan tercapai karena kekurangan dana. Atau bisa timbul kesan seakan-akan donatur Anda kurang bersungguh-sungguh.Terlalu banyak mungkin berarti penolakan donatur sebab RAB Anda tidak realistis sehingga menimbulkan perasaan curiga pada me reka. Mungkin juga Anda akandimintai donatur mengembalikan sisa dana. Sikap realistis adalah bukti kredibilitas Anda.
2. Pastikan bahwa semua aktivitas proposal termuat dalam RAB Anda. Andaika nsesuatu harganya "0" terangkanlah sejelas-jelasnya dalam "keterangan RAB".
3. Yang dibaca donatur pertama -tama adalah RAB. Jika dalam pandangan mereka RAB itu terlalu berlebihan, maka mereka malahan akan segan melanjutkan membaca. Jadiperhatikanlah bahwa ada keseimbangan di antara biaya overhead dan biaya proyek, perhatikan bahwa item yang kurang penting (misalnya biaya perjalanan) dalam RAB
4. Anda tidak melebihi 50% dari RAB itu, dsb.
5. Ada baiknya bila Anda dapat memperlihatkan bahwa sebagian anggaran yang dibutuhkan sudah berhasil Anda kumpulkan.
6. Siapa sponsor lain Anda? Dulu siapa yang membiayai Anda?
7. Biaya harus berkaitan dengan biaya sebenarnya. Misalnya harga sebuah publikasi tidak boleh melebihi harga rata-rata buku dalam kategori yang sama.
8. Perincilah item-item secara konkret. Janganlah mencantumkan: "barang cetakan", tetapi konkretkan menjadi perangko, barang kebutuhan kantor, barang cetakan, dsb. 

2. Beberapa tips umum dalam RAB

Catatlah setiap pengeluaran/pembelanjaan. Berikan semua pekerja Anda anggaran untuk telepon, fax, fotokopi, transportasi dan tegaskan mereka untuk mencatat seberapa banyak yang mereka belanjakan. · Sediakan dana cadangan untuk biaya overhead dan simpan di bank. Dana cadangan bisa digunakan untuk meyelesaikan masalah aliran kas yang sifatnya sementara. Untuk jangka menengah, dana cadangan dapat digunakan sebagai penunjang pada saat krisis keuangan, ketika pemasukan yang diharapkan tidak datang. Dana cadangan yang cukup menunjukkan bahwa keadaan keuangan organisasi dalam keadaan stabil, yang akan menumbuhkan rasa percaya donatur, dan dapat dijadikan investasi untuk memperoleh pemasukan tambahan dari pembayaran bunga bank.

3. Lampiran: deskripsi penyusunan RAB

Pada kenyataannya ada dua macam RAB yang harus Anda sajikan kepada donatur: RAB tahunan (annual budget) organisasi Anda dan RAB yang berhubungan dengan proyek yang Anda mintakan dananya. Beberapa poin di bawah ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk pembuatan RAB proyek.

Pengeluaran:

1. Gaji dan upah (jelaskan dan tentukan gaji koordinator proyek, pelaksana proyek dan staf pendukung)
2. Biaya transportasi (jelaskan jika internasional, nasional dan lokal, jika Anda ingin melaksanakan sebuah pelatihan, tambahkan biaya transportasi para peserta)
3. Peralatan/perlengkapan (jelaskan mengapa Anda perlu membeli peralatan tersebut untuk proyek ini; tidak disediakan komputer atau kendaraan untuk proyekl yang kecil)
4. Biaya proyek tertentu (pelatihan, perkebunan bibit, material pendidikan, kebun percobaan, dll)
5. Pencetakan (biaya pencetakan, fotokopi, dll)
6. Biaya komunikasi (telepon, fax, e-mail, pos, dan pengantaran)
7. Terjemahan (dari suatu bahasa ke bahasa lain; penerjemahan mungkin diperlukan untuk publikasi atau pada pelatihan yang Anda ingin adakan)
8. Biaya sewa (sebagian dari biaya sewa tahunan kantor Anda)
9. Pajak
10. Asuransi
11. Lain-lain (jelaskan)
12. Biaya lain-lain/tak terduga (5-10%).

Pemasukan:

1. Yayasan-yayasan
2. Bantuan pemerintah
3. Pemasukan dari penjualan produk
4. Iuran anggota
5. Sumbangan perorangan
6. Lain-lain (jelaskan).  

4. Penjelasan RAB 

Setiap poin dalam RAB mungkin memerlukan penjelasan, terutama jika jumlah uangnya besar. Misalnya, tetntukan berapa banyak staf yang bekerja dalam proyek, berapa jam kerja (pekerja penuh atau paruh waktu, dll). Jelaskan kepada siapa Anda membayar pajak, jelaskan model asuransi Anda, transportasi, biaya sewa (sewa mobil atau kantor atau sebuah mesin khusus, dll).